Alltid uppdaterat medlemsregister
Ett medlemsregister behöver ständigt hållas uppdaterat. I vårt medlemsregister kan medlemmarna själva hjälpa till med det. Alla medlemmar får en personlig inloggning till Min Sida där de kan se och ändra sina uppgifter, se och betala fakturor samt boka sig på evenemang . Dessutom har vi en funktion där systemet känner av om en e-postadress inte längre fungerar. Då flaggas den som felaktig och det postas ett brev till medlemmen med en unik kod så att de kan återställa sin e-postadress, helt utan förtroendevaldas inblandning. Skulle postadressen dessutom vara fel tar vi fram rätt adress och uppdaterar.
Nya medlemmar och medlemsansökningar
En del i att hålla medlemsregistret uppdaterat är att se till att det är enkelt att bli medlem. Med vårt medlemssystem får ni ett skräddarsytt formulär för nya medlemmar med ett smidigt flöde där all information som fylls i av en blivande medlem sparas automatiskt i registret. För de föreningar som inte har någon godkännande process kan alltså en ny medlem registrera sig och betala helt på egen hand. Formuläret sätts upp helt enligt era önskemål för att se till att blivande medlemmar fyller i rätt information. Det går att ställa in exakt vilka fält som ska synas, vilka som ska vara obligatoriska att fylla i, vilken ordning det ska fyllas i och vilka betalsätt som ska finnas tillgängliga. Har ni en godkännande process är inte det heller några problem. Vi ställer då in så alla som ansöker om medlemskap endast blir inlästa som just en ansökan i medlemsregistret. Därefter kan ni antingen välja att godkänna ansökan och skicka ut faktura eller neka den.
Förnyelser av medlemskap, påminnelseautomatik
Det är såklart även viktigt att behålla befintliga medlemmar. Vi sätter tillsammans upp en rutin för utskick av fakturor till era medlemmar oavsett om det är års-, kvartals- eller månadsvis fakturering ni vill ha. Fakturorna skapas upp och skickas ut enligt era och medlemmens önskemål. Medlemssystemet har stöd för e-faktura företag och privat, autogiro, pappersfaktura, e-postfaktura, swish och kort. Om en medlem ändå inte skulle betala originalfakturan ser vi till att det går ut påminnelse enligt rutinen vi kommit överens om. Då fångar ni även upp de som kanske bara missat första fakturan, och slipper tappa ytterligare medlemmar.
Associerade medlemmar
En del föreningar har till exempel familjemedlemskap där en person betalar för samtliga medlemmar, men de andra medlemmarna ska ändå kunna komma åt Min Sida och få utskick. Vår lösning på det är associerade medlemmar. Det innebär att ni kan lägga upp flera medlemmar och sedan associera dem så man enkelt ser vilka som tillhör vilket familjemedlemskap. Detta går även att använda i väg- och samfällighetsföreningar där det kan vara flera ägare på en fastighet som alla ska ta del av informationsutskick.
Behörigheter för administratörer
Det är viktigt att hålla ordning på vilka som har tillgång till ert medlemsregister och vilka som har behörighet att göra olika saker. I medlemssystemet finns det flera olika typer av behörigheter. Ni kan ha personer som endast ska kunna se medlemsregistret, men inte kunna göra ändringar, eller sådana som endast ska kunna komma åt att lägga upp evenemang men inte se hela medlemsregistret.