Vi lär oss verksamheten
Oavsett vilken kontaktväg en medlem väljer är det viktigt för oss att de känner att det är föreningen de pratar med, inte Föreningshuset. När vi startar upp ett kansliavtal sätter vi oss in i er verksamhet och lär oss er förening för att kunna hantera så mycket som möjligt utan hjälp av styrelsen. Internt bygger vi upp en kunskapsbank så alla på kansliavdelningen kan hjälpa till vid behov. I kunskapsbanken sparar vi svar på återkommande frågor, vem vi ska skicka vidare vilken typ av frågor till och andra rutiner som vi behöver veta för att kunna hjälpa medlemmarna på bästa sätt.
Registeruppdateringar
En stor del i medlemssupport är ofta att hjälpa medlemmarna uppdatera sina uppgifter i medlemsregistret. Det kan vara allt från att någon har flyttat, till att de har bytt e-postadress eller att någon vill byta medlemstyp. Allt det och lite till ordnar vi. Vår personal ser till att ni alltid har aktuella uppgifter i medlemsregister.
Telefon
Även om vi överlag ser en förflyttning mot skriven digital kommunikation är det fortsatt många som föredrar att lyfta på luren och få bli bemött av en annan människas röst. Väljer ni att lägga kansliet hos oss får föreningen ett helt eget telefonnummer för medlemmarna. Telefonen bemannar vi alla vardagar, året runt. Dit kan medlemmarna ringa och till exempel få hjälp att uppdatera en adress, boka sig på ett evenemang eller få svar på frågor om föreningen.
E-post
Många kan känna igen sig känslan av att man drunknar i e-postmeddelande. Att som förtroendevald utöver sin privata och arbetes e-post dessutom behöva se till att inte föreningens e-postkorg svämmar över är ofta en stressfaktor. Hos oss får ni hjälp med det. Vi sätter upp en egen e-postadress för föreningen dit medlemmar och andra kan höra av sig. Er e-postkorg hanteras av oss alla vardagar, året om, så ingen ska behöva vänta på svar och de förtroendevalda kan ägna sin tid åt viktigare frågor.
Post
I dagens digitala samhälle behöver en förening ändå ha en fysisk postadress. Det blir ofta snabbt rörigt då adressen går direkt till en av de förtroendevalda, men vad gör man sen när den personen slutar i styrelsen? Som en del i kansliavtalet ingår även att er förening kan vara skriven på vår adress. Har ni adress till oss går vi igenom och hanterar inkommande post, och skickar vidare det som behöver hanteras av styrelsen enligt det vi kommer överens om när vi sätter upp rutinerna.